Em todos os ramos de actividade é obrigatório ter um sistema de facturação que emite um documento de factura simplificada que inclua os produtos vendidos e mencione o nome do cliente e o seu número de contribuinte NIF como requisitos mínimos para estar em conformidade com a legislação.
Actualmente ainda existe o mito da registadora. Quem está a começar um novo negócio tem a tendência em procurar uma registadora.
Embora uma registadora seja mais barata que um sistema POS (Point of Sale / Ponto de Venda) tem alguns inconvenientes que não devemos descurar:
- Não é facilmente actualizável e podemos perder o investimento efectuado se houver significativas alterações na legislação. Como temos tido muitas alterações de legislação nesta área, o investimento numa registadora é um investimento de risco;
- Não permite efectuar controlo de stocks e só recebe um número limitado de descrições de produtos. Um negócio novo com vontade de prosperar tem de ser dinâmico no início até conseguir determinar o seu nicho de mercado e acertar com os produtos mais procurados e mais rentáveis;
- Em termos de assistência técnica, ela tem de ser prestada sempre localmente o que acarreta custos de deslocação. Com um sistema informatizado o suporte pode ser prestado remotamente. Adicionar um produto às descrições disponíveis é uma tarefa que tem de ser sempre efectuada por um técnico especializado. O utilizador raramente consegue fazê-lo;
- Além disso não permite transmitir ao cliente uma imagem de inovação e criatividade que é indispensável para qualquer novo negócio: A empresa fica desligada do mundo sem acesso à internet e sem poder disponibilizar o serviço de acesso gratuito wireless que prende os clientes ao local do negócio;
- A registadora não permite extrair os registos mensais a entregar às finanças através do site e-factura pelo que será necessário lançar manualmente venda a venda, trabalho desperdiçado que nem o contabilista gosta de fazer;
- E outros...
Um sistema de facturação precisa dos seguintes elementos:
- 1 POS ou computador com monitor
- 1 sistema operativo
- 1 monitor
- 1 impressora de talões
- 1 gaveta de dinheiro
- 1 software de facturação
Quando se inicia um novo negócio todo o dinheiro é pouco. Há que gastar o mínimo possível. Se já tem o seu portátil porque não aproveitá-lo para iniciar o sistema de facturação da sua empresa?
O seu portátil inclui os três primeiros elementos necessários para um sistema de facturação:
- 1 POS ou computador com monitor
- 1 sistema operativo
- 1 monitor
Então só precisa de comprar:
Boa sorte para o seu novo negócio.
Consultor de empresas
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